Números del negocio
Ingresos y gastos: cómo saber si tu negocio gana dinero
Tu negocio gana dinero cuando en un mes entra más de lo que sale. Para saberlo necesitas solo dos listas: todo lo que tus clientes te pagaron y todo lo que gastaste para trabajar. La resta entre las dos es tu resultado. Aquí ves cómo ordenar los ingresos y gastos de un negocio pequeño y cómo leer ese número, con el ejemplo de una imprenta.
Mucho trabajo no siempre es mucha ganancia
Tienes pedidos toda la semana y hay plata en la caja. Parece que todo va bien. Pero la caja solo te muestra lo que entró, no lo que ya salió ni lo que todavía debes pagar.
Un caso típico: compras la lona o la tinta con el efectivo del día y no lo apuntas en ningún lado. A fin de mes trabajaste más que nunca y no sabes dónde quedó el dinero.
La solución no es trabajar más. Es apuntar.
¿Qué son los ingresos y gastos de un negocio?
- Ingresos: el dinero que tus clientes ya te pagaron en el mes.
- Gastos (también llamados egresos): todo lo que pagaste para que el negocio funcione: materiales, alquiler, luz, internet, movilidad, herramientas y reparaciones.
Un detalle importante: una venta que todavía no te pagan no es un ingreso. Apúntala aparte, como dinero por cobrar, y pásala a tus ingresos el día que el cliente pague.
Esta es una cuenta para ti, para saber cómo va tu negocio. No es una guía de impuestos. Qué cuenta como ingreso o gasto para la SUNAT te lo explica tu contador.
Cómo calcular la ganancia de tu negocio: ingresos menos gastos
La ganancia de tu negocio es lo que queda cuando a tus ingresos del mes les restas tus gastos del mes. Muchos la llaman también utilidad.
Haz la cuenta en cuatro pasos:
- Suma todo lo que te pagaron en el mes.
- Suma todo lo que pagaste para trabajar en ese mismo mes.
- Resta: ingresos menos gastos. Ese es tu resultado.
- Resta también lo que retiraste para ti. Lo que queda es la reserva de tu negocio.
Haz la cuenta igual todos los meses, con las mismas listas y del día 1 al último día. Solo así puedes comparar un mes con otro.
Ejemplo: un mes de una imprenta en números
Rosa tiene una pequeña imprenta publicitaria. Aquí la llamamos Gráfica El Molle, un nombre inventado. Los montos son solo un ejemplo para hacer la cuenta.
En el mes cobró 23 trabajos:
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Ingresos | |
| Ingresos (23 trabajos cobrados) | S/ 6,200.00 |
| Gastos | |
| Materiales (lona, papel, tinta) | S/ 2,400.00 |
| Alquiler del local | S/ 900.00 |
| Luz e internet | S/ 260.00 |
| Movilidad y envíos | S/ 180.00 |
| Reparación del plóter | S/ 350.00 |
| Gastos | S/ 4,090.00 |
| Resultado (ingresos menos gastos) | S/ 2,110.00 |
De cada S/ 100 que cobró, a Rosa le quedaron S/ 34 antes de pagarse a ella. Hasta aquí parece un buen mes. Falta una cuenta más: Rosa retiró S/ 1,800.00 para su casa.
| Concepto | Monto |
|---|---|
| Resultado | S/ 2,110.00 |
| Lo que Rosa retiró para ella | S/ 1,800.00 |
| Reserva del negocio | S/ 310.00 |
El negocio de Rosa gana dinero y le paga a ella. Pero solo le quedan S/ 310.00 de reserva. Si el plóter se malogra otra vez el próximo mes, ese monto no alcanza. Eso no se ve mirando la caja. Se ve haciendo la resta.
Los gastos que casi todos olvidan
Los gastos grandes los recuerdas. Los que desordenan la cuenta son los chicos:
- Compras en efectivo: cinta, pegamento, una cuchilla, un cable.
- Movilidad: pasajes, taxis y envíos a clientes.
- Recargas y datos del celular con el que atiendes a tus clientes.
- Reparaciones y mantenimiento de tus máquinas.
- Tu propio sueldo: lo que sacas para ti también sale del negocio. Si no lo cuentas, crees que ganas más de lo que ganas.
¿Qué te dice el resultado?
- Si el resultado es positivo, pregúntate cuánto queda después de pagarte a ti. Esa reserva es lo que protege a tu negocio en un mes malo.
- Si el resultado es negativo, busca dos cosas: cuál fue tu gasto más grande y qué trabajo te dejó menos. Ahí están los primeros cambios.
- Mira tres meses juntos. Un solo mes puede engañar: una reparación grande o un cliente que pagó tarde cambian el número. Con tres meses ves hacia dónde vas.
¿Cómo llevar el control de ingresos y gastos sin abandonarlo?
Tu registro de ingresos y gastos puede ser un cuaderno, una hoja de Excel o un programa. Lo que importa es usarlo siempre.
- Apunta en el momento. Cada cobro y cada pago, el mismo día. A fin de mes ya no te acuerdas.
- Guarda tus comprobantes en un solo lugar. Tómales una foto apenas los recibes. Cómo funciona eso lo ves en qué es la gestión de comprobantes.
- No mezcles la plata de tu casa con la del negocio. Si sacas dinero para ti, apúntalo como retiro.
- Separa 30 minutos al mes para sumar, restar y mirar el resultado.
En Intiqore registras tus facturas y tus comprobantes de compra, y ves tus ingresos y tus gastos frente a frente. Los primeros pasos están en el manual de Intiqore.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si mi negocio es rentable?
Tu negocio es rentable si, después de pagar todos los gastos y tu propio sueldo, todavía queda dinero. Si solo queda algo cuando no te pagas a ti, el negocio aún no se sostiene.
¿Qué diferencia hay entre ingresos y ganancia?
Los ingresos son todo lo que te pagaron. De esos ingresos, la ganancia es solo la parte que sigue siendo tuya cuando ya pagaste materiales, alquiler y todo lo demás. Puedes tener ingresos altos y una ganancia pequeña.
¿Cada cuánto debo revisar mis números?
Para empezar, una vez al mes es suficiente. Elige un día fijo, por ejemplo el primer lunes, y revisa el mes que terminó.
¿Puedo llevar mis ingresos y gastos en un cuaderno?
Sí. Un cuaderno sirve si apuntas todo y haces la suma a fin de mes. Cuando tengas muchos movimientos, sumar a mano te tomará más tiempo y será más fácil equivocarte.
¿Qué pasa con las ventas que aún no me han pagado?
Apúntalas en una lista aparte. Cuentan como ingreso recién cuando el dinero llega a tu caja o a tu cuenta.
Los ingresos y gastos de un negocio caben en dos listas. Haz la prueba hoy: toma el mes pasado, arma tus dos listas y resta.
Descarga el manual de Intiqore
Si quieres llevar tus ingresos y gastos en un solo lugar, mira cómo empezar.
Más guías para ordenar tu negocio encuentras en el blog de Intiqore.
Aviso: Este artículo es información general y no es asesoría tributaria ni legal. Fue preparado con cuidado y refleja la situación al 9 de octubre de 2026. No garantizamos que la información sea correcta, completa ni actual. Para tu caso concreto, consulta a tu contador o a la SUNAT.