Cómo hacer una cotización clara para tu cliente

Para hacer una cotización clara, responde por escrito cuatro preguntas antes de que tu cliente las haga: qué recibe, cuánto cuesta, cuándo estará listo y hasta qué fecha vale el precio. Si todo eso cabe ordenado en una sola página, el cliente decide más rápido y después hay menos discusiones. Aquí ves cómo hacer una cotización paso a paso, con el ejemplo de una pequeña imprenta publicitaria.

Una cotización es el documento en el que le dices a tu cliente, antes de empezar, qué trabajo harás y cuánto le costará. En el Perú muchos negocios también la llaman proforma.

Cómo hacer una cotización en 5 pasos

1. Anota los datos de tu negocio y de tu cliente.
2. Describe cada trabajo en una línea, con cantidad y precio.
3. Suma el total, ponlo donde se vea y di si incluye IGV.
4. Escribe el plazo de entrega, la vigencia y la forma de pago.
5. Guarda la cotización como PDF y envíala.

Más abajo ves cada paso con detalle.

¿Por qué no basta con mandar el precio por WhatsApp?

Un mensaje como “Banner y volantes: 250 soles” parece suficiente, pero deja casi todo abierto. ¿De qué tamaño es el banner? ¿Los volantes van impresos por un lado o por los dos? ¿El diseño está incluido?

Tres semanas después, ni tú ni tu cliente recuerdan qué se habló. Ahí empiezan los problemas: él esperaba una cosa, tú entregaste otra y el chat ya no ayuda a nadie.

Una cotización en un documento aparte cambia eso:

• Queda claro qué incluye el precio. Cada trabajo tiene su propia línea.
• Se puede reenviar. Tu cliente se la pasa a su socio o a su jefe sin tener que explicarla.
• Tu negocio se ve serio. Un documento ordenado dice más de ti que un mensaje suelto.

¿Qué debe llevar el formato de una cotización?

Una buena cotización cabe en una página y tiene seis partes:

1. Tu negocio: nombre, RUC, teléfono o correo y tu logo.
2. Tu cliente: su nombre o el de su empresa y la persona de contacto.
3. Fecha y número: un número propio para cada cotización, así la encuentras rápido cuando el cliente te escribe.
4. El trabajo, línea por línea: cantidad, descripción, precio por unidad y subtotal.
5. El total, en un lugar donde se vea sin buscarlo, y una línea que diga si el precio incluye IGV o si se suma aparte.
6. Las condiciones: plazo de entrega, hasta cuándo vale la cotización y cómo se paga.

Este artículo no explica qué datos exige la ley en una cotización ni si a tu negocio le corresponde cobrar IGV. Si tienes dudas sobre eso, pregúntale a tu contador.

¿Cómo describir el trabajo para que no quede nada en el aire?

La descripción es la parte que más cuidado necesita. “Banner para local” no le dice nada a nadie. Mejor así:

• Pon las medidas, el material y los acabados. Por ejemplo: “1 banner de 3 x 1 m, en lona, con ojales”.
• Escribe la cantidad y los colores. “500 volantes A5, a color por ambos lados” no deja dudas.
• Di qué no está incluido. Si el precio no cubre el diseño, la instalación o el envío, escríbelo.
• Usa una línea por cada trabajo. Un precio global esconde lo que cuesta cada cosa. Con líneas separadas, tu cliente puede quitar o cambiar una parte sin que tengas que rehacer todo.

¿Qué plazo de entrega, vigencia y forma de pago poner?

Con estas tres condiciones por escrito, nadie tiene que acordarse de lo que se habló:

• Plazo de entrega: cuéntalo desde que el cliente aprueba el diseño, no desde la fecha de la cotización. Si él demora una semana en responder, tu plazo no se acorta.
• Vigencia: pon una fecha límite. Los precios de la lona, el papel o la tinta cambian, y una cotización sin fecha te obliga a mantener un precio que ya no te conviene.
• Forma de pago: escribe cuánto pides de adelanto, cuándo se paga el resto y por qué medio lo recibes, por ejemplo transferencia, Yape o efectivo.

Modelo de cotización: el ejemplo de una imprenta, línea por línea

Rosa tiene una pequeña imprenta publicitaria. Aquí la llamamos Gráfica El Molle, un nombre inventado. Un cliente va a abrir una tienda y le pide un banner y volantes para la inauguración.

Así se vería su cotización. Los precios son solo un ejemplo para hacer la cuenta, no son precios de mercado.

Condiciones:

• Entrega: 3 días hábiles después de que apruebes el diseño.
• Vigencia: esta cotización vale 15 días.
• Pago: 50 % de adelanto (S/ 125.00) y el resto al recoger el trabajo.
• Precios: incluyen IGV (S/ 38.14 de los S/ 250.00).
• No incluye instalación del banner ni reparto de los volantes.

Compara eso con “Banner y volantes: 250 soles”. El total es el mismo, pero ahora el cliente sabe qué recibe, cuándo lo recibe, cuánto paga hoy y que no habrá un impuesto extra encima.

¿Cómo pasar de la cotización a la factura sin escribir todo de nuevo?

Cuando el cliente dice que sí, lo que cotizaste es lo que vas a cobrar. Si copias los datos a mano en otro documento, es fácil que se cambie una cantidad o un precio, y entonces la factura ya no coincide con lo acordado.

En Intiqore creas la cotización con sus líneas y, cuando el cliente acepta, la conviertes en factura. No tienes que escribir nada otra vez, y la factura dice lo mismo que la cotización.

Intiqore también hace la cuenta del IGV por ti. En el Perú la tasa es de 18 %, según la SUNAT. Tú eliges si tus precios ya lo incluyen o si se suma aparte, y la cotización lo muestra en una línea para tu cliente.

Así empezó también la imprenta de nuestro caso de éxito: de 30 a 3 minutos en el proceso de cotización.

Regístrate gratis en Intiqore y arma tu primera cotización hoy.

¿Cómo enviar la cotización y hacer seguimiento?

• Envíala como PDF. Puedes mandarla por WhatsApp o por correo, pero como archivo adjunto y no como texto.
• Acompáñala con dos líneas. Por ejemplo: “Hola, Carlos. Te envío la cotización del banner y los volantes para la inauguración. El precio vale hasta el 24 de octubre.”
• Pregunta a los tres días. Un mensaje corto y amable basta: “Hola, Carlos, ¿pudiste revisar la cotización? Si quieres cambiar algo, me avisas.”

Lista rápida antes de enviar

• Están el nombre de tu negocio, tu contacto y tu logo.
• Están el nombre del cliente y la persona de contacto.
• La cotización tiene fecha y número.
• Cada trabajo tiene su línea con cantidad, descripción, precio y subtotal.
• El total se ve a simple vista.
• Dice si el precio incluye IGV.
• Dice qué no está incluido.
• Tiene plazo de entrega, vigencia y forma de pago.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una cotización y una factura?

La cotización le dice al cliente cuánto costará el trabajo antes de que lo encargue. La factura llega después: con ella cobras lo que ya se acordó.

¿Cotización y proforma son lo mismo?

En el día a día de muchos negocios peruanos, sí: las dos palabras nombran el documento con el precio que envías antes de empezar. Si un cliente te pide una proforma con datos específicos, pregúntale cuáles necesita.

¿La cotización debe decir si el precio incluye IGV?

Sí, escríbelo siempre. Un precio sin esa línea deja al cliente adivinando si al final pagará más. Si no sabes si a tu negocio le corresponde cobrar IGV, consulta a tu contador.

¿Cuánto tiempo debe ser válida una cotización?

El tiempo que tú puedas mantener el precio. Si tus materiales suben seguido, pon un plazo corto. Lo importante es que la fecha límite esté escrita en la cotización.

¿Puedo enviar la cotización por WhatsApp?

Sí. Envíala como PDF adjunto y no como texto en el chat. Así el cliente la guarda, la reenvía y la encuentra cuando la necesita.

¿Qué hago si el cliente pide un descuento?

Antes de bajar el precio, cambia el pedido: quita una línea, reduce la cantidad o propón un material más económico. Así el cliente paga menos y tú no trabajas a pérdida.

Empieza con tu próxima cotización

Ahora ya sabes cómo hacer una cotización que se entiende a la primera. La próxima vez que un cliente te pida un precio, no respondas con un número suelto. Arma la cotización con las seis partes de esta guía y envíala como PDF.

Más guías para ordenar tu negocio encuentras en el blog de Intiqore.

Aviso: Este artículo es información general y no es asesoría tributaria ni legal. Fue preparado con cuidado y refleja la situación al 10 de octubre de 2026. No garantizamos que la información sea correcta, completa ni actual. Para tu caso concreto, consulta a tu contador o a la SUNAT.