Digitalizar comprobantes en lugar de caos documental: Recibos en papel en la cartera, facturas PDF en el buzón de correo, fotos en el smartphone... sin una gestión digital de comprobantes centralizada, la contabilidad se convierte en una búsqueda interminable. Un software profesional de gestión documental organiza tus gastos y ahorra tiempo valioso.
Por qué la gestión digital de comprobantes es imprescindible
Gestionar comprobantes nunca ha sido tan complejo: cada empresa debe no solo recopilar facturas, tickets y comprobantes de gastos, sino también archivarlos conforme a normativa fiscal. Sin un sistema bien pensado para la captura de comprobantes, cada tarea contable consume tiempo innecesario, especialmente en cierres mensuales, declaraciones de impuestos o inspecciones fiscales.
La solución: Un software de contabilidad en la nube con gestión integrada de comprobantes que reconoce, categoriza y almacena documentos automáticamente de forma segura y auditable.
Así funciona la gestión moderna de comprobantes: El flujo de trabajo digital
-
1) Digitalizar y capturar comprobantes
Escanea recibos en papel con tu smartphone o sube facturas PDF. El software de contabilidad moderno admite todos los formatos comunes.
-
2) Utilizar reconocimiento automático de comprobantes
El reconocimiento de texto OCR lee automáticamente número de factura, fecha, importe e IVA. Algoritmos inteligentes verifican la plausibilidad y sugieren asignaciones contables adecuadas.
-
3) Revisar y guardar asignación automática
Intiqore asigna comprobantes automáticamente y sugiere categorías adecuadas. Solo necesitas revisar brevemente los datos reconocidos y confirmar - listo. El comprobante se guarda inmediatamente en el sistema y puedes acceder a la foto o PDF en cualquier momento.
-
4) Archivar conforme a normativa fiscal
Tus comprobantes se almacenan de forma auditable - con registro de fecha y hora, versionado e historial inmutable. En una inspección fiscal puedes proporcionar todos los documentos digitalmente de inmediato.
Estas funciones marcan la diferencia en la gestión de comprobantes
Digitalizar comprobantes desde cualquier lugar
Digitaliza facturas y recibos mediante subida directa o aplicación web. Con tecnología OCR, todos los documentos se almacenan automáticamente en tu archivo digital centralizado.
Reconocimiento y asignación automática
El software inteligente reconoce automáticamente los datos de facturas y asigna comprobantes a los gastos, proyectos y pagos correctos. Menos trabajo manual, más eficiencia.
Archivo digital conforme a normativa
Almacenamiento seguro y auditable con registro de fecha y hora, versionado e historial completo - preparado para inspecciones fiscales.
Búsqueda rápida en lugar de desplazamiento infinito
Encuentra cualquier comprobante en segundos gracias a búsqueda de texto completo, filtros inteligentes y etiquetas. Tu gestión digital hace obsoleta la búsqueda en carpetas.
Contabilidad sin papel: Estas ventajas ofrece la gestión digital de comprobantes
Ahorra tiempo mediante automatización: En lugar de transcribir comprobantes manualmente, el software reconoce todos los datos relevantes automáticamente. Esto ahorra hasta un 98% del tiempo en la captura de comprobantes.
Evita errores: Las verificaciones automáticas de plausibilidad detectan comprobantes duplicados, datos obligatorios faltantes o discrepancias - antes de que se conviertan en problema.
Trabaja de forma móvil y flexible: Con la aplicación web escaneas recibos directamente en el lugar. Tus comprobantes digitales son accesibles desde cualquier sitio.
Garantiza seguridad jurídica: El archivo conforme a normativa significa: tus comprobantes son localizables en cualquier momento, inalterables y completamente documentados para inspecciones fiscales.
Mejores prácticas: Organiza tu archivo digital de comprobantes de forma óptima
- Convenciones de nombres consistentes: Define reglas claras para nombres de archivo (p.ej. "AÑO-MES_Proveedor_NumeroFactura.pdf")
- Usar etiquetas inteligentes: Intiqore sugiere categorías automáticamente en formato contable estándar. Complementa según necesites con tus propias etiquetas por proyectos, centros de coste o responsables
- Definir flujos de trabajo: Establece quién captura, revisa y aprueba comprobantes - para mayor transparencia en el equipo
- Controlar regularmente: Utiliza recordatorios automáticos para comprobantes faltantes y aprobaciones pendientes
La emisión de Comprobantes de Pago Electrónicos (CPE) es obligatoria en Perú desde 2022, según tu nivel de ingresos y designación de SUNAT. Un software moderno te ayuda a cumplir con el Sistema de Emisión Electrónica (SEE), genera los XML requeridos y mantiene tus comprobantes organizados y auditables.
FAQ: Preguntas frecuentes sobre gestión digital de comprobantes
¿Puedo desechar los comprobantes en papel después de digitalizarlos?
Sí, con archivo digital conforme a normativa puedes destruir los comprobantes originales después del escaneo - con pocas excepciones como balances de apertura o cuentas anuales.
¿Qué significa archivo conforme a normativa fiscal?
Las normativas fiscales regulan cómo deben almacenarse los comprobantes digitales: inalterables, completos, trazables y disponibles en cualquier momento.
¿Qué comprobantes debo conservar?
Básicamente todos los documentos comerciales: facturas, recibos, extractos bancarios, contratos, albaranes. Obligación de conservación: 4-6 años para documentos fiscalmente relevantes según normativa española.
Probar gestión digital de comprobantes con Intiqore
Descubre lo fácil que puede ser la gestión moderna de comprobantes: escanear comprobantes mediante app web, reconocimiento OCR automático, archivo conforme a normativa e integración perfecta en tu contabilidad. Comienza ahora tu fase de prueba gratuita - sin tarjeta de crédito, sin riesgo.
Aviso legal: Esta información sirve de orientación general sobre gestión digital de comprobantes y no sustituye asesoramiento jurídico o fiscal. Para preguntas específicas sobre archivo conforme a normativa o sobre la obligación de factura electrónica, consulta por favor con tu asesor fiscal.